Le Centre Femmes de Portneuf respecte le droit à la vie privée de chaque individu et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de toute Participante ou Employée.  En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein du Centre Femmes de Portneuf.
La coordonnatrice, Nancy Ramsay est la responsable de la protection des renseignements personnels. Pour la joindre : 581-329-5358
Adoptée par le Conseil d’administration du Centre Femmes de Portneuf le lundi 30 octobre 2023  
1.    DÉFINITIONS
« Employée »

Toute personne qui travaille pour le Centre Femmes de Portneuf, moyennant rémunération, incluant la coordination ou la direction, ainsi que toutes personnes non rémunérées (bénévole, stagiaire).

« Événement »

Tout événement que le Centre Femmes de Portneuf gère ou organise ou co-organise

« Formulaire de signalement »

Le formulaire mis à la disposition de toute Employée ou Participante afin d’informer la personne responsable des renseignements personnels.

« Incident de confidentialité »

Tout accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.

« Participante »

Toute femme qui fournit des renseignements confidentiels au Centre Femmes de Portneuf en lien avec la réalisation d’un Évènement, la création d’une Publication, la participation à une activité ou avec l’obtention d’un Service.

« Publication »

Toute publication produite par le Centre Femmes de Portneuf ou à laquelle le Centre Femmes de Portneuf contribue, sous quelque forme que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre).

« Registre des incidents de confidentialité »

L’ensemble des renseignements consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis (s’il y a lieu), etc.

« Risque sérieux de préjudices »

Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. Ce risque est analysé par la personne responsable des renseignements personnels. Pour tout incident de confidentialité, la personne responsable évalue la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées en estimant « la sensibilité des renseignements concernés », « les conséquences appréhendées de leur utilisation » et « la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ».

« Renseignement confidentiel »

Tout renseignement fourni ou communiqué au Centre Femmes de Portneuf sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre) qui concerne une Participante ou une Employée et qui peut être utilisé pour l’identifier, y compris : son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son courriel, le fait qu’il ou elle ait été ou soit une Participante ou une Participante potentielle, son genre, son orientation sexuelle et toute information concernant sa santé. Pour plus de certitude :

  • Les renseignements qui ne permettent pas d’identifier un individu dans le cadre d’un témoignage ne sont pas des renseignements confidentiels ;

  • Les données statistiques ne sont pas des renseignements confidentiels puisqu’elles ne permettent pas d’identifier un individu ;

  • Les photographies ou enregistrements qui ne permettent pas d’identifier un individu ne constituent

pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.

« Service ou activité »

Tout service que le Centre Femmes de Portneuf rend à un individu à la demande de celui-ci, ou toute activité à laquelle il participe.

2.    PHOTOGRAPHIES ET ENREGISTREMENTS

2.1

Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non.

2.2

Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier un individu comme Employée du Centre Femmes de Portneuf ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.

3.    OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ

3.1

Les Employées sont tenues de signer la présente entente de confidentialité (Annexe A) avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès du Centre Femmes de Portneuf

3.2

L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation d’une Employée avec le Centre Femmes de Portneuf et survit à la fin de cette relation

4.    COLLECTE ET USAGE DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

4.1

Le Centre Femmes de Portneuf peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Employées. La constitution de tels dossiers a pour objet de :

  • Maintenir les coordonnées à jour ;

  • Documenter des situations de travail ou de bénévolat ;

  • Permettre, dans le cas des Employées rémunérées, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi (impôt sur le revenu, assurances collectives, etc.).

4.2

Le Centre Femmes de Portneuf peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Participantes. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre au Centre Femmes de Portneuf de réaliser un Événement, une Publication, de réaliser une activité ou de fournir un Service.

4.3

Le Centre Femmes de Portneuf peut seulement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.

4.4

Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise

5.    GESTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

5.1

La coordonnatrice est la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. Sur le site web du Centre Femmes de Portneuf doit être indiqué, sous le titre de la coordonnatrice, « personne responsable de la protection des renseignements personnels » ainsi que le moyen de la joindre.

La coordonnatrice s’assure de la tenue d’un Registre des incidents de confidentialité.

5.2

Sous réserve de l’article 5.3, la coordonnatrice est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient le Centre Femmes de Portneuf. Les autres Employées sont autorisées à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.

5.3

Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisées par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

5.4

Lorsqu’une Employée ou une Participante constate un incident de confidentialité, elle doit informer avec diligence la coordonnatrice pour qu’il soit inscrit au Registre. L’employée ou la Participante doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la coordonnatrice.

Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de  cinq ans.

Doit être colligé dans le formulaire de signalement :

  • Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;

  • Une brève description des circonstances de l’incident ;

  • La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;

  • La date ou la période à laquelle l’organisation s’est aperçue de l’incident ;

  • Le nombre de personnes concernées par l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue).

5.5

La coordonnatrice juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versées au Registre.

Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la coordonnatrice avise la Commission d’Accès à l’Information et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.

5.6

Aucun dossier n’est tenu pour les rencontres individuelles par les personnes responsables de ce service.

6.    CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

6.1

Les Employées ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 5 s’obligent à :

  • S’assurer que les renseignements confidentiels soient gardés à l’abri de tout dommage physique ou

accès non autorisé ;

  • S’assurer que tous les documents électroniques comportant des renseignements confidentiels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient cryptés et protégés par des mots de passe. Ces mots de passe doivent être modifiés deux fois par année, ainsi qu’à chaque fois que les personnes ayant accès aux dossiers concernés sont remplacées ;

  • Garder les renseignements confidentiels en format papier dans des classeurs pouvant être verrouillés et s’assurer que les classeurs soient verrouillés à la fin de chaque journée de travail. Les clés des classeurs doivent être gardées dans des endroits sûrs.

6.2

Lorsqu’une Employée peut également, à certains égards, être qualifiée de Participante, les renseignements confidentiels concernant chaque titre seront conservés séparément.

6.3

Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété du Centre Femmes de Portneuf

7.    DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

7.1

Sous réserve de l’article 7.2, les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été accompli, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon à ce que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées.

7.2

Les dossiers concernant les Employées sont conservés par le Centre Femmes de Portneuf].

7.3

Pour plus de certitude, les renseignements confidentiels concernant un individu ayant offert un témoignage, tels que son nom et ses coordonnées, sont détruits une fois le témoignage publié ou diffusé, à moins que l’individu ait préalablement consenti à ce que les renseignements confidentiels le concernant soient conservés pour permettre au Centre Femmes de Portneuf de le recontacter dans le futur. Pour plus de certitude, chaque utilisation du témoignage d’une personne doit être approuvée par celle-ci.

8.    DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À UN TIERS

8.1

Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 8, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.

8.2

Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.

8.3

Tel que permis par la loi, le Centre Femmes de Portneuf peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses Employées contre toute réclamation ou poursuite intentée contre le Centre Femmes de Portneuf ou ses Employées, par ou de la part d’une Participante, d’une Employée, ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’une Participante ou d’une Employée.

9.    COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À LA PERSONNE CONCERNÉE

9.1

Sous réserve de l’article 9.2, les Participantes et Employées ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que le Centre Femmes de Portneuf a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.

9.2

Le Centre Femmes de Portneuf doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.

9.3

Une demande d’une Participante ou d’une Employée en lien avec l’article 9.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.

10.         MANQUEMENT À L’OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ

10.1

Une Employée manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :

  • communique des renseignements confidentiels à des individus n’étant pas autorisés à y avoir

accès ;

  • discute de renseignements confidentiels à l’intérieur ou à l’extérieur du Centre Femmes de Portneuf alors que des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les entendre ;

  • laisse des renseignements confidentiels sur papier ou support informatique à la vue dans un endroit

où des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les voir ;

  • fait défaut de suivre les dispositions de cette politique.

10.2

Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec le Centre Femmes de Portneuf, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.

11.         RECOURS

11.1

S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la coordination du Centre Femmes de Portneuf, ou auprès du conseil d’administration du Centre Femmes de Portneuf si la plainte concerne la coordonnatrice

11.2

Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus du Centre Femmes de Portneuf d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.